Um die zwei Milliarden Euro beträgt der Weihnachtsumsatz im Einzel- und Onlinehandel in Österreich Jahr für Jahr. Weihnachtseinkäufe beschäftigen allerdings nicht nur Privatpersonen: Auch Unternehmen müssen alle Jahre wieder entscheiden, welche Geschäftspartner und Kunden Geschenke erhalten, in welchem finanziellen Rahmen eingekauft wird und welche kleinere oder größere Aufmerksamkeit für wen infrage kommt. Personalisierte Notizbücher, edle Weinflaschen, Geschenkkörbe oder Zutatenmischungen, um Kekse zu backen oder Glühwein herzustellen, sind nur ein paar von vielen Alternativen. Grundsätzlich gilt: je persönlicher, desto besser.
„Der Trend geht klar in die Richtung, nicht an einer zentralen Stelle tonnenweise Geschenke von der Stange zu bestellen, sondern es Teamleitern zu überlassen, was sie – in einem klar definierten budgetären Rahmen – als besonders zielführend erachten“, erklärt Malte Rau, CEO und Co-Gründer des FinTechs Pliant. So können etwa die Vertriebsleiter sämtlicher Standorte eines Unternehmens das Pouvoir bekommen, ihren Top-Kunden besonders wertvolle Geschenke zu machen. Auch verschiedenen Sales-Teams eine bestimmte Summe freizugeben und sie selbst darüber entscheiden zu lassen, wie sie die Mittel am besten einsetzen wollen, ist gängige Praxis. Oft werden die Waren online bestellt und bezahlt und dann wahlweise direkt an die Kunden geliefert, oder persönlich übergeben.
Virtuelle Lösung für Bezahlhürde
Je mehr Personen in die Auswahl und den Erwerb der Geschenke involviert sind, desto häufiger stoßen Unternehmen bei der Bestellung und Bezahlung an logistische Grenzen. „Sehr oft müssen beim Online-Shopping Kreditkartendaten angegeben werden. Gibt es lediglich eine Firmenkreditkarte und muss der Chef immer wieder kontaktiert werden, um die mobile TAN in Erfahrung zu bringen, kann das allen Beteiligten schnell Zeit und Nerven kosten“, gibt Rau zu bedenken. Zumal Entscheidungsträger oft in Meetings sind und die benötigte Zahlenkombination nicht immer gleich weitergeben können. Das hat zur Folge, dass die Transaktion nicht erfolgreich abgeschlossen wird und der Bestellvorgang wiederholt werden muss. Personalisierte virtuelle Firmenkreditkarten für beliebig viele MitarbeiterInnen, wie sie Pliant anbietet, schaffen dieses Problem aus der Welt.
„Unterschiedliche Limits können mittels App vergeben und je nach Bedarf verändert werden. So ist es beispielsweise möglich, einer bestimmten Personengruppe ausschließlich für das Projekt ‚Weihnachtsgeschenke‘ ein höheres Limit zu gewähren und dieses nach Abschluss der Käufe sofort wieder zu reduzieren“, informiert Rau.
Vertrauen ist gut, digitale Erfassung besser
Haben Unternehmen einen Weg für sich gefunden, um den Kauf von Kundenweihnachtsgeschenken heuer einfacher abzuwickeln, ist bereits viel gewonnen. Doch nicht nur das Bezahlen selbst, sondern auch die Belegerfassung kann mitunter zum Problem werden. „Nicht selten muss die Buchhaltung sehr viel Zeit dafür aufwenden, Mitarbeitern nachzulaufen und zu eruieren, wer welche Zahlung getätigt hat“, weiß der Pliant-CEO. Deshalb ordnet das FinTech jede Zahlung direkt einem bestimmten Mitarbeiter zu, der notwendige Beleg ist über die App hochzuladen. Die Buchhaltung ist sofort im Bilde und muss nicht darauf warten, dass eine Zahlung Wochen später auf der Kreditkartenrechnung ausgewiesen und womöglich erstmals für sie sichtbar wird. Sind MitarbeiterInnen beim Hochladen von Belegen säumig, können sie automatisiert per Push-Nachricht daran erinnert werden, dass Belege für von ihnen getätigte Zahlungen noch zu erfassen sind.
Größerer Handlungsspielraum
Ein wesentlicher Vorteil von richtigen Kreditkarten – egal ob physisch oder virtuell – gegenüber ebenfalls gebräuchlichen Debitkarten liegt darin, dass Beträge nicht sofort abgebucht werden. Weil das Geschäftskonto erst zum Zeitpunkt der Abbuchung gedeckt sein muss, entsteht mehr Handlungsspielraum. Rau betont, dass Pliant sein eigenes Underwriting und Risikomanagement hat. Im Zuge eines Online-Onboardings können die ersten virtuellen Kreditkarten rasch ausgegeben und sofort verwendet werden. Bürokratische Hürden lassen sich so gut umschiffen. Das Sparpotenzial digitaler Lösungen zu nutzen, ist für Unternehmer auch insofern interessant, als es – zumindest beim Kauf von echten, größeren Weihnachtsgeschenken für Kunden – in Österreich in der Regel keine steuerlichen Begünstigungen gibt.
„Diese können weder als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, noch berechtigen sie zum Vorsteuerabzug“, so Rau. Das wäre lediglich bei Werbeartikeln oder Warenproben, auf denen etwa das Firmenlogo gut zu sehen ist, sowie bei kleineren Geschenken mit einem Nettowert von maximal 40 Euro pro Kalenderjahr und Kunde der Fall.
